المخرجات
مع انتهاء هذه الدورة التدريبية ، سيكون المتدربون قادرون على :
- تمييز المهارات الأساسية والمتقدمة في مجال تنسيق الأعمال ومتابعة تنفيذ المهام بكفاءة واحترافية لتحسين سير العمل وتعزيز الإنتاجية داخل المؤسسات.
- تعزيز قدراتهم في التخطيط والتنظيم، وإدارة الوقت، والتواصل الفعّال مع مختلف الأطراف، إضافة إلى استخدام أدوات وتقنيات حديثة لمتابعة الأعمال وضمان تنفيذها وفق الأهداف المحددة والجداول الزمنية.
- تحديد أساليب المتابعة الفعّالة وإدارة الأولويات والضغوط، مع تسليط الضوء على أهم التحديات التي تواجه المنسقين في بيئة العمل وطرق التعامل معها.
الفئة المستهدفة
- الموظفو شاغلو الوظائف المتعلقة بإدارة و تنسيق العمل من العاملين في البنوك والمؤسسات المالية والمصرفية .
المحتويات
- مدخل إلى التنسيق الإداري:
- مفهوم التنسيق وأهميته في بيئة العمل .
- الفرق بين التنسيق والإدارة والتنظيم .
- دور منسق العمل في نجاح الفريق والمؤسسة .
- مهارات التخطيط والتنظيم:
- تحديد الأهداف وترتيب الأولويات.
- إعداد خطط العمل اليومية والأسبوعية .
- استخدام أدوات تنظيم المهام (To-Do Lists, Calendars) .
- إدارة الوقت بفعالية بإستخدام مصفوفة أيزنهاور.
- مهارات الاتصال والتواصل الفعّال:
- الاتصال الرسمي وغير الرسمي .
- مهارات الاستماع الفعّال .
- إدارة الاجتماعات وتنسيقها .
- مهارات التنسيق بين الفرق:
- التنسيق بين الأقسام المختلفة .
- إدارة تدفق المعلومات .
- متابعة تنفيذ المهام بين الأطراف .
- حل التعارضات وسوء الفهم .
- أدوات وتقنيات متابعة العمل:
- إعداد جداول المتابعة (Follow-up Sheets) و تقارير المتابعة الدورية .
- مؤشرات الأداء (KPIs) في المتابعة .
- مهارات المتابعة الفعّالة:
- أساليب المتابعة دون إزعاج.
- التحقق من إنجاز المهام .
- التعامل مع التأخير والتحديات .
- تقديم التغذية الراجعة (Feedback) .
- عرض النتائج على الإدارة.
- إدارة الأولويات والضغوط:
- التعامل مع تعدد المهام .
- إدارة الضغط والعمل تحت المواعيد النهائية.
- اتخاذ القرارات السريعة في بيئة العمل .
- التوثيق وإعداد التقارير.
- توثيق الإجراءات والمتابعات .
- كتابة تقارير احترافية .
- تطبيقات وحالات عملية.